תיק קצר וטוב מצמצם הנחות סותרות.

אם אין תכנית, זיהוי ציוד או בדיקה עדכנית, כותבים ״לא ידוע — לבדיקה״. אין להעתיק נתון מהצעה ישנה בלי לציין מקור ותאריך.

הסבירו את התוצאה הרצויה ואת גבול הפרויקט בלי לבחור מראש פתרון הנדסי. בקשו מהמציע לפרט הנחות, בדיקות ותלויות. היקף העבודה הופך את הבקשה לתוצרים.

הוסיפו תאריך ומספר גרסה, ושלחו לכל מציע את אותו קובץ ועדכונים. לאחר קבלת ההצעות, עברו להשוואה ואל תשוו גרסאות שונות כאילו הן זהות.